Content Management System (slovensko – dinamični upravljalnik vsebin) nam omogoča enostavno urejanje in vzdrževanje vsebine poslovnih vsebin brez pomoči podjetja ali osebe, ki jo je izdelalo. Vzdrževanje vsebin s CMS sistemom je zelo preprosto, zato je CMS vedno bolj pribljubljen. Z njim lahko urejate nove vsebine ali osvežujete stare, v večini CMS sistemov pa je omogočeno tudi nalaganje slik in drugih večpredstavnostnih vsebin ter
vključevanje dodatkov (angleško – add-ons, plugins).

Ključna ideja CSM sistemov je preprosta izmenjva dokumentov in informacij znotraj poslovnega okolja, kot tudi njihova predstavitev na svetovnem spletu. Omenjeni sistemi se tudi pogosto uporabljajo za arhiviranje. Poslovna okolja z uporabo CMS sistemov olajšajo izmenjavo podatkov in informacij, strežniške aplikacije pa še dodatno širijo možnosti dostopa do le-teh. Kot je opisano v nadaljevanju, mnogo CMS sistemov vključuje podporo za urejanje spletnih vsebin, nekateri tudi možnosti avtomatizacije poslovnih procesov.

Za avtomatizacijo poslovnega procesa se skriva ideja gibanja elektronskega dokumenta znotraj poslovnega sistema, bodisi z namenom potrjevanja bodisi ažuriranja njegove vsebine. Nekateri sistemi še dodatno olajšajo njihovo uporabo z elektronskimi obvestili in avtomatiziranim preusmerjanjem vsebin. Tak način poslovanja nam olajša pripravo dokumentov, ki zahtevajo med-oddelčno kolaboracijo. CMS sistemi vključujejo organizacijsko, nadzorno in končno objavo dokumentov, kot tudi ostalih vsebin, kot so slike in večpredstavnostne vsebine.

Spletni urejevalniki vsebin so pogosto uporabljeni za shranjevanje, nadzor, verzioniranje in objavljanje industriji specifičnih dokumentov, kot so časopisni članki, uporabniška navodila in marketinške brošure.

Dinamični upravljalniki vsebin lahko vljučujejo naslednje funkcionalnosti:

• Uvoz in ustvarjanje dokumentov ter večpredstavnostnih vsebin,
• identifikacijo vseh ključnih uporabnikov in njihovih vlog,
• zmožnost dodeljevanja vlog in odgovornosti različnim vsebinam in uporabnikom,
• natančno definicijo faz poslovnega procesa, ki jih spremlja avtomatizirano obveščanje o spremembah njihove vsebine,
• zmožnost sledenja in urejanja verzijam dokumentov znotraj ene instance vsebine,
• shranjevanje vsebin v skupni repozitorij informacij, ki se v nadaljevanju lahko uporabi za podatkovno skladiščenje,
• možnost ločenega urejanje tekstovnih delov dokumenta in grafične oblike z samodejnim oblikovanjem pisave, ozadja, ipd.

Spletni urejevalniki vsebin

Spletni urejevalnik vsebin je informacijski sistem namenjen upravljanju in nadzoru dinamičnih zbirk spletnih vsebin (HTML dokumenti in večpredstavnostne vsebine). CMS vsebuje nadzor nad dokumenti, njihovim urejanjem in časovno osjo poteka njihove obdelave znotraj poslovnega procesa.

Spletni CMS uporabnikom ponuja naslednje možnosti:

• Prednastavljene šablone dokumentov
  Sistem omogoča centralizirano urejanje grafičnega izgleda shranjenih dokumentov.
• Urejanje vsebine dokumenta
  Ko je vsebina dokumenta shranjena v centralizirano zbirko podatkov, sta ažuriranje in manipulacija z dokumentom močno olajšani.
• Nadgrajevanje sistema
  Aktivni CMS sistemi omogočajo lahke nadgradnje, kar uporabniki občutijo kot popolno prilagojenost njihovim poslovnim zahtevam.
• Avtomatizacija poslovnih procesov
  V sistem se navede nabor poslovnih procesov, z natačno opisanimi sekvenčnimi oziroma paralelnimi nalogami posameznih odgovornih oseb.
• Upravljanje dokumentov
  CMS rešitve vključujejo uporabljanje dokumentov skozi njihov življenjski cikel od prvotne stvaritve dokumenta, njegove revizije, publikacije, arhiviranja ter vse do končnega uničenja.